Introductie: Jouw Chatbot, Jouw Controle

Een chatbot is alleen zo goed als de kennis die erin zit. Daarom is het essentieel dat je zelf eenvoudig de kennisbasis kunt beheren en aanpassen wanneer nodig. Ons intuïtieve dashboard maakt het mogelijk om zonder enige technische kennis je chatbot up-to-date te houden. Upload nieuwe documenten, pas antwoorden aan, verfijn de tone of voice - alles zonder dat je een developer nodig hebt of door complexe code hoeft te navigeren.

We ontlasten je volledig met de initiële setup en training van je chatbot, maar geven je daarna de tools om zelfstandig optimalisaties door te voeren. Dit betekent dat je snel kunt reageren op veranderende informatie, nieuwe producten kunt toevoegen, of seizoensgebonden content kunt bijwerken - zonder wachttijd of extra kosten.

‍

Intuïtief Kennisbeheer Dashboard

1. Het dashboard is ontworpen met gebruiksvriendelijkheid als uitgangspunt. Je ziet in één oogopslag welke kennisbronnen actief zijn, wanneer ze voor het laatst zijn bijgewerkt, en hoe vaak ze worden gebruikt in gesprekken. Nieuwe content toevoegen is zo simpel als een bestand uploaden of een URL invoeren - de rest gebeurt automatisch.
2. Ondersteunde bestandsformaten zijn divers: PDF's, Word-documenten, Excel-sheets, tekstbestanden, en zelfs afbeeldingen met tekst (via OCR). Je kunt ook direct webpagina's toevoegen door de URL in te voeren - de chatbot scraped dan automatisch de relevante content van die pagina. Dit betekent dat als je een FAQ-pagina op je website hebt, deze direct als kennisbron kan dienen.
3. Batch upload functionaliteit bespaart tijd wanneer je veel documenten tegelijk wilt toevoegen. Sleep een map met bestanden naar het dashboard, en alle documenten worden automatisch geïndexeerd en toegevoegd aan de kennisbasis. Perfect voor wanneer je een uitgebreide productcatalogus of documentatie bibliotheek hebt.

Content Organisatie en Structuur

Naarmate je kennisbasis groeit, wordt organisatie belangrijker. Ons dashboard helpt je om overzicht te houden, zelfs met honderden documenten.

Met tags en categorieën kun je je content logisch organiseren. Bijvoorbeeld: tag documenten als 'Productinfo', 'Retourbeleid', of 'Technische Specs'. Dit maakt het later makkelijk om specifieke content te vinden en bij te werken, en helpt ook de chatbot om relevantere antwoorden te geven.

1. Prioriteiten kun je instellen per document of categorie. Als je wilt dat de chatbot bepaalde bronnen prefereert boven anderen (bijvoorbeeld officiële productspecificaties boven blogposts), kun je dit eenvoudig configureren. Dit zorgt voor meer controle over welke informatie de chatbot gebruikt voor zijn antwoorden.
2. Versiebeheer houdt automatisch bij wanneer een document wordt bijgewerkt. Je kunt eerdere versies inzien en indien nodig terugdraaien naar een vorige versie. Dit is handig als je experimenteert met verschillende formuleringen of tijdelijk content wilt aanpassen.
3. Search en filter functionaliteit in het dashboard maken het eenvoudig om specifieke content te vinden. Zoek op trefwoorden, filter op document type of upload datum, of sorteer op meest gebruikte bronnen. Geen eindeloos scrollen door lange lijsten meer.

‍

Directe Antwoord Aanpassingen

1. Naast het beheren van kennisbronnen kun je ook specifieke vraag-antwoord paren handmatig toevoegen of aanpassen. Als je merkt dat de chatbot een bepaalde vraag niet optimaal beantwoordt, kun je direct het antwoord herschrijven zonder het onderliggende document te wijzigen. Dit geeft je fijnmazige controle over de chatbot-output.
2. Tone of voice templates laten je de chatbot-persoonlijkheid aanpassen. Kies tussen formeel en casual, voeg bedrijfsspecifiek jargon toe, of specificeer bepaalde formuleringen die je wel of niet wilt gebruiken. De chatbot past zijn antwoorden automatisch aan op basis van deze richtlijnen.
3. Multi-language ondersteuning betekent dat je per taal specifieke kennisbronnen kunt uploaden. Je Nederlandse FAQ's worden gebruikt voor Nederlandstalige gebruikers, terwijl Engelstalige gebruikers antwoorden krijgen op basis van je Engelse documentatie. Het dashboard maakt het eenvoudig om content per taal te beheren.

‍

Testing en Preview Functionaliteit

Voordat je wijzigingen live zet, wil je natuurlijk testen of alles werkt zoals verwacht. Daarom heeft het dashboard uitgebreide test- en preview mogelijkheden.

1. De test chatbot is een sandbox-omgeving waar je wijzigingen kunt uitproberen voordat ze live gaan. Stel vragen zoals een gebruiker zou doen en zie direct hoe de chatbot reageert met de nieuwe of aangepaste content. Alleen als je tevreden bent, push je de updates naar de live chatbot.
2. A/B testing functionaliteit laat je twee versies van een antwoord vergelijken. Misschien ben je niet zeker welke formulering beter werkt - test beide varianten en laat data bepalen welke effectiever is op basis van gebruikerstevredenheid en follow-up vragen.
3. Response preview toont je precies hoe een antwoord eruit ziet in de chatbot-interface, inclusief eventuele Smart Widgets of formatting. Wat je ziet in het dashboard is wat gebruikers zullen zien in de chat - geen verrassingen achteraf.

‍

Collaborative Features voor Teams

Voor organisaties waar meerdere mensen aan de chatbot werken, bieden we samenwerkingsfuncties die efficiënt teamwork mogelijk maken.

1. Role-based permissions zorgen dat teamleden alleen toegang hebben tot wat ze nodig hebben. Content editors kunnen kennisbronnen beheren maar zien geen analytics of facturatiegegevens. Admins hebben volledige toegang. Dit voorkomt accidentele wijzigingen en houdt alles georganiseerd.
2. Comment en approval workflows kun je instellen voor organisaties die een review-proces willen. Nieuwe content of antwoord-aanpassingen kunnen worden voorgelegd aan een manager voor goedkeuring voordat ze live gaan. Dit waarborgt kwaliteitscontrole, vooral belangrijk voor regulated industries.
3. Activity logs laten zien wie wanneer welke wijzigingen heeft gemaakt. Dit is handig voor accountability en ook om te leren van wat wel en niet werkt. Als een bepaalde aanpassing leidt tot betere chatbot-prestaties, kun je zien wie deze wijziging heeft doorgevoerd en het proces repliceren.

Conclusie: Autonomie en Flexibiliteit

Zelfstandig kennisbeheer geeft je de vrijheid om je chatbot continu te verbeteren zonder afhankelijk te zijn van externe partijen. Met een intuïtief dashboard, krachtige organisatie-tools, en uitgebreide test-mogelijkheden heb je alles in handen om je chatbot relevant en actueel te houden. We zorgen voor de technische infrastructuur en ondersteuning, maar jij behoudt volledige controle over wat je chatbot zegt en hoe het evolueert. Dat is echte autonomie.